Mögliches Fehlverhalten melden | Ombudsmann

Was macht der Ombudsmann?

Der Ombudsmann, oder auch Vertrauensanwalt genannt, ist eine unabhängige Vertrauensperson und steht für die vertrauliche und auf Wunsch anonyme Abgabe von Hinweisen zur Verfügung. Belegschaft und Dritte können sich ab dem 1.8.2022 an ihn wenden, wenn sie auf Verstöße gegen Gesetze oder interne Unternehmensregeln oder auf sonstige Unregelmäßigkeiten hinweisen wollen. Die Möglichkeit, Hinweise auch über eine neutrale Dritte Stelle abzugeben, soll letztlich dazu beitragen, Schaden von Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und von ARI-Armaturen abzuhalten.

Prozedere bei Hinweisen

Der Ombudsmann prüft jeden eingehenden Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Hinweis verdichtet, leitet er diesen nach Absprache mit dem Hinweisgeber an ARI-Armaturen weiter und begleitet den Vorgang. Dabei wahrt der Ombudsmann die Anonymität auch gegenüber ARI-Armaturen, falls gewünscht. Dem Hinweisgeber wird darüber hinaus Schutz geboten, indem jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird. Es folgen die Untersuchung und rechtliche Bewertung des Sachverhalts und die Festlegung der Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung von Verstößen. Der Hinweisgeber wird hierüber durch den Ombudsmann spätestens nach Abschluss des Vorgangs im Rahmen des rechtlich Möglichen unterrichtet. Der Hinweisgeber kann sich zusätzlich jederzeit beim Ombudsmann über den Stand des Vorgangs informieren.

Anmerkungen

  • Der Ombudsmann stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt.
  • Die Inanspruchnahme des Ombudsmanns ist für den Hinweisgeber kostenfrei.

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Externer Rechtsanwalt
Loebellstraße 4
33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0
Mobil: +49 151 58230321

E-Mail:
ombudsmann@thielvonherff.de

Meldeplattform:
www.report-tvh.de

Homepage:
www.thielvonherff.de

HINWEIS: Der Vertrauensanwalt ist nicht für Kundenbeschwerden zuständig. Bitte verwenden Sie hierfür das Kontaktformular.


FAQ zum Ombudsmann (Vertrauensanwalt)

  1. Welche Aufgaben hat der Ombudsmann?

    An ihn können Hinweise gerichtet werden, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Ombudsmann nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die hinweisgebende Person über die ihr zustehenden Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der hinweisgebenden Person leitet der Ombudsmann den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. Der Ombudsmann kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.
     
  2. Wer kann sich an den Ombudsmann wenden?

    Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister.
     
  3. Welche Hinweise nimmt der Ombudsmann entgegen?

    Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den internen Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.
     
  4. Kann ich sicher sein, dass der Ombudsmann nur soweit Informationen weitergibt, wie ich es ihm erlaube?

    Ja. Allein die hinweisgebende Person entscheidet darüber, welche Informationen sie an den Ombudsmann gibt und welche Informationen der Ombudsmann im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Ombudsmann befugt, auch gegen den Willen der hinweisgebenden Person Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Ombudsmann beim ersten Kontakt auf.
     
  5. Kostet es mich etwas, wenn ich den Ombudsmann in Anspruch nehme?

    Nein, der Ombudsmann kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.
     
  6. Kann ich mich auch anonym an den Ombudsmann wenden?

    Ja, Hinweisgebende können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität der hinweisgebenden Person.
     
  7. Was passiert mit meinem Hinweis?

    Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
     
  8. Darf ich den Ombudsmann zum Stand des Verfahrens kontaktieren?

    Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Ombudsmann über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird die hinweisgebende Person durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
     
  9. Wird der Ombudsmann „mein Anwalt“, wenn ich Kontakt mit ihm aufnehme?

    Nein, der Ombudsmann darf Hinweisgebende nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Ombudsmann auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche der hinweisgebenden Person gerichtlich durchzusetzen.
     
  10. Ist der Ombudsmann tatsächlich unabhängig?

    Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.
     
  11. Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?

    Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.
     
  12. Kann ich mich auch weiterhin an die bisher zuständigen Stellen im Unternehmen wenden?

    Ja. ARI-intern stehen weiterhin Vorgesetzte, der Betriebsrat und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.
     
  13. Bin ich als Hinweisgeber geschützt?

    Ja. Hinweisgebende Personen sind geschützt. Jede gegen hinweisgebende Personen gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.
     
  14. Wie wird einem Missbrauch der Einrichtung (Denunziantentum) vorgebeugt?

    Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Ombudsmanns sehr selten. Dennoch klärt der Ombudsmann Hinweisgebende zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Ombudsmann bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien der hinweisgebenden Person an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitenden bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements rechtliche Konsequenzen.
     
  15. Wie werden Datenschutz und Datensicherheit eingehalten?

    Der Ombudsmann stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität der hinweisgebenden Person und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.
     
  16. Wird mir sofort gekündigt, wenn ich von einem Hinweis betroffen bin?

    Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.
     
  17. Was passiert, wenn ich einen Hinweis gebe, dieser sich abschließend aber als falsch herausstellt?

    Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss die hinweisgebende Person keinerlei Konsequenzen befürchten.
     
  18. Muss ich mich an den Ombudsmann wenden, wenn ich eine Gesetzesverletzung vermute?

    Nein, die Inanspruchnahme des Ombudsmannes ist freiwillig. Er ist eine zusätzliche Anlaufstelle.
     
  19. Kann ich den Ombudsmann auch persönlich aufsuchen?

    Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Ombudsmann zu einem vertraulichen Gespräch persönlich aufzusuchen.
     
  20. Werde ich benachrichtigt, wenn mein Hinweis abgearbeitet worden ist?

    Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird die hinweisgebende Person durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
     
  21. Muss der Ombudsmann meine Identität preisgeben, wenn er in einem Straf- oder Zivilverfahren als Zeuge vernommen wird?

    Nein. Sollte der Ombudsmann in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von der hinweisgebenden Person ausdrücklich gestattet worden ist.
     
  22. Kann ich mich an den Ombudsmann wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt und/oder meine Personalien an das Unternehmen weitergegeben werden?

    Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet die hinweisgebende Person, ob und in welcher Form die Informationen an ARI-Armaturen weitergegeben werden sollen.
     
  23. Soll ich mich auch an den Ombudsmann wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?

    Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich die hinweisgebende Person selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann die hinweisgebende Person über ihre Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.
     
  24. Ist der Ombudsmann verpflichtet, den Hinweis auf eine Straftat unmittelbar an die Staatsanwaltschaft weiterzugeben?

    Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.
     
  25. Wie wird ein Hinweis bearbeitet, von dem der Ansprechpartner im Unternehmen selbst betroffen ist?

    In diesem Fall kann sich der Ombudsmann unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.
     
  26. Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?

    Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.