Éviter les possibles mauvais comportements | médiateur

Que fait un médiateur ?

Le médiateur, également appelé avocat de confiance, est une personne de confiance indépendante et se tient à disposition pour remettre des signalements confidentiels et, si cela est désiré, anonymes. L’équipe et des tiers peuvent, à partir du 01/08/2022, s’adresser à lui s’ils souhaitent signaler des violations des lois ou des règles d’entreprises internes ou sur d’autres irrégularités. La possibilité de faire également des signalements par l’intermédiaire d’un tiers neutre doit en fin de compte contribuer à préserver les collaborateurs, les clients, les partenaires commerciaux et ARI-Armaturen de tous dommages.

Procédures à suivre en cas de signalements

Le médiateur contrôle la plausibilité de chaque signalement reçu. Si un signalement se précise, il transmet ce dernier à ARI-Armaturen en accord avec la personne faisant un signalement et accompagne la procédure. À cette occasion, le médiateur préserve aussi l’anonymat vis-à-vis d’ARI-Armaturen, si cela est souhaité. La personne faisant un signalement est en outre protégée en ce qu’aucune mesure de rétorsion n’est tolérée à son égard. Il s’ensuit une enquête et l’évaluation juridique des faits et des mesures sont définies pour éliminer et empêcher les infractions. La personne faisant un signalement en est informée par le médiateur au plus tard après la conclusion de la procédure dans la mesure des possibilités juridiques. La personne faisant un signalement peut en outre à tout moment s’informer auprès du médiateur de l’état d’avancement de la procédure.

Remarques

  • Le médiateur représente une possibilité supplémentaire de faire des signalements. Sa tâche n’affecte pas les autres règles relatives aux plaintes et aux signalements.
  • Le recours au médiateur est gratuit pour la personne faisant un signalement.

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Avocat externe
Loebellstraße 4
33602 Bielefeld, Germany
Tél : +49 521 557 333 0
Mobile : +49 151 58230321

Adresse de messagerie :
ombudsmann@thielvonherff.de

Plateforme de signalement :
www.report-tvh.de

Page d'accueil :
www.thielvonherff.com

REMARQUE : L’avocat de confiance n’est pas pour compétent pour les plaintes des clients. Veuillez utiliser à cet effet le formulaire de contact.


FAQ relative au médiateur (avocat de confiance)

  1. Quelles sont les tâches du médiateur ?

    On peut lui adresser des signalements qui permettent de conclure à une violation de lois ou de règles internes. Le médiateur enregistre ces signalements. Il propose un domaine légalement protégé et confidentiel en dehors de l’entreprise. Il éclaire la personne faisant un signalement sur les droits qui sont les siens et la procédure ultérieure. Le médiateur ne transmet le signalement à son interlocuteur dans l’entreprise qu’avec le consentement de la personne faisant un signalement. Le médiateur peut être impliqué dans la procédure en tant que personne de confiance. Il se tient à tout moment en tant qu’interlocuteur à la personne faisant un signalement.
     
  2. Qui peut s’adresser au médiateur ?

    Tous les employés et personnes extérieures telles que les fournisseurs ou les prestataires de service.
     
  3. Quels sont les signalements enregistrés par le médiateur ?

    Le médiateur enregistre les signalements relatifs aux violations de la loi et les infractions internes. L’objectif est surtout la clarification et l’empêchement de délits économiques, de délits de bilan et de préjudices portés aux actifs. Mais toutes les infractions au code de comportement interne, p. ex. les discriminations, peuvent être rapportées.
     
  4. Puis-je être sûr que le médiateur ne transmet des informations que si je l’autorise ?

    Oui. Seule la personne faisant un signalement décide des informations qu’elle donne au médiateur, et des informations que le médiateur doit transmettre à l’entreprise dans une seconde étape. C’est seulement en cas de recours abusif, c’est-à-dire de signalements intentionnellement faux que le médiateur est autorisé à transmettre des informations contre la volonté de la personne faisant un signalement. Le médiateur explique ce point dès le premier contact.
     
  5. Est-ce que cela me coûte quelque chose si je fais appel au médiateur ?

    Non, le médiateur peut être sollicité gratuitement par tout un chacun.
     
  6. Puis-je m’adresser de façon anonyme au médiateur ?

    Oui, les personnes faisant un signalement peuvent aussi s’adresser de façon anonyme au médiateur. Cela vaut dès la première prise de contact avec le médiateur. Si cela est souhaité, le médiateur préserve ensuite l’anonymat de la personne faisant un signalement vis-à-vis de l’entreprise.
     
  7. Qu’advient-il de mon signalement ?

    Le signalement est examiné en tenant compte de la loi et des règles internes et en respectant les intérêts de tous les participants. À cet effet, le médiateur transmet le signalement préalablement examiné à son interlocuteur dans l’entreprise.
     
  8. Puis-je contacter le médiateur pour connaître l’état d’avancement de la procédure ?

    La personne faisant un signalement peut s’informer à tout moment de l’état d’avancement auprès du médiateur. La personne faisant un signalement est informée par le médiateur du résultat dans le cadre de ce qui est légalement autorisé au plus tard après la conclusion de la procédure.
     
  9. Est-ce que le médiateur devient « mon avocat » si je prends contact avec lui ?

    Non, le médiateur ne peut pas représenter la personne faisant un signalement dans le cadre d’une procédure administrative ou judiciaire. C’est la raison pour laquelle le médiateur ne peut et n’a pas non plus le droit de prendre des initiatives visant à faire valoir les droits individuels ou les revendications de la personne faisant un signalement devant un tribunal.
     
  10. Le médiateur est-il effectivement indépendant ?

    Oui. Le médiateur est actif en tant qu’avocat à son compte et indépendant et n’est soumis à aucune instruction de l’entreprise en ce qui concerne le traitement de l’affaire sur le fond. Le médiateur décide, après avoir procédé à un examen consciencieux, si et dans quelle mesure il peut transmettre à l’entreprise les faits qui lui ont été signalés.
     
  11. Comment la première prise de contact a-t-elle lieu ?

    La première prise de contact peut avoir lieu via une conversation téléphonique, par courriel, par SMS, par courrier ou dans le cadre d’un entretien personnel.
     
  12. Puis-je aussi continuer à m’adresser aux services compétents au sein de l’entreprise ?

    Oui. En interne chez ARI, les supérieurs hiérarchiques, le comité d’entreprise et la direction continuent à rester à disposition en tant qu’interlocuteurs.
     
  13. Suis-je protégé en tant que personne faisant un signalement ?

    Oui. Les personnes faisant un signalement sont protégées. Aucun acte de rétorsion dirigée contre des personnes faisant un signalement n’est toléré.
     
  14. Comment prévient-on un abus de l’institution (délation) ?

    En dépit du scepticisme régulièrement exprimé, les cas de délation sont très rares lorsqu’un médiateur est désigné. Cependant, le médiateur informe la personne faisant un signalement au début de l’entretien sur le fait qu’aucun abus de la gestion des signalements n’est toléré et que le médiateur est tenu de transmettre à l’entreprise l’identité de la personne faisant un signalement abusif intentionnel, c’est-à-dire en toute connaissance de cause. Dans chaque cas, les collaborateurs risquent des conséquences légales en cas d’abus intentionnel de la gestion des signalements.
     
  15. Comment la protection des données et la sécurité des données sont-elles respectées ?

    Le médiateur assure le respect des obligations légales de conservation et relatives au droit de la protection des données. Les données à caractère personnelles collectées se restreignent à des indications relatives à l’identité de la personne faisant un signalement et de la ou les personnes concernées. Le chargé de la protection des données de l’entreprise contrôle régulièrement la conformité en termes de protection des données de la gestion des signalements.
     
  16. Suis-je immédiatement licencié si je suis affecté par un signalement ?

    Non. La présomption d’innocence s’applique. Chaque signalement est examiné en tenant compte de la loi et des règles internes ainsi qu’en tenant compte des intérêts de tous les participants. C’est seulement après la conclusion de la procédure que d’éventuelles mesures sont décidées.
     
  17. Que se passe-t-il si je fais un signalement et que ce dernier s’avère finalement faux ?

    Si le signalement a été fait dans une bonne intention, c’est-à-dire sans intention de nuire, la personne faisant un signalement n’a aucune conséquence à craindre.
     
  18. Dois-je n’adresser au médiateur si je pressens une violation de la loi ?

    Non, la saisie du médiateur est volontaire. Il est un point de contact supplémentaire.
     
  19. Puis-je aussi rendre personnellement visite au médiateur ?

    Oui. Il y a la possibilité d’aller voir le médiateur pour avoir un entretien personnel confidentiel.
     
  20.  Suis-je informé lorsque mon signalement a été traité ?

    Oui. La personne faisant un signalement est informée par le médiateur du résultat dans le cadre de ce qui est légalement autorisé au plus tard après la conclusion de la procédure.
     
  21. Est-ce que le médiateur doit divulguer mon identité si je suis entendu dans le cadre d’une procédure civile ou pénale ?

    Non. Si le médiateur est entendu en tant que témoin dans le cadre d’une procédure pénale, civile ou autre, il ne divulguera le nom et l’identité de la personne faisant un signalement cherchant à se faire conseiller que s’il y a été expressément autorisé par l’entreprise et par la personne faisant un signalement.
     
  22. Puis-je m’adresser au médiateur et décider seulement à la fin de l’entretien, si les faits et/ou mon identité sont transmises à l’entreprise ?

    Oui. Le médiateur peut, dans un premier temps, être contacté de façon strictement confidentielle. Le médiateur informe la personne faisant un signalement de ses droits au début de l’entretien. C’est seulement à la fin de l’entretien que la personne faisant un signalement décide si, et sous quelle forme, les informations doivent être transmises à ARI-Armaturen.
     
  23. Dois-je aussi m’adresser au médiateur si cela pourrait me rendre moi-même punissable ?

    Le médiateur peut également être contacté si cela pourrait rendre la personne faisant un signalement elle-même punissable. Le médiateur peut d’une part informer la personne faisant un signalement de ses droits, toute dénonciation volontaire est d’autre part évaluée positivement dans le cadre de la relation de travail existante et peut avoir un effet modérateur sur la peine dans le cadre d’une éventuelle procédure judiciaire ultérieure.
     
  24. Est-ce que le médiateur est tenu de transmettre immédiatement tout signalement d’une infraction au parquet ?

    Non. C’est seulement dans des cas d’exception étroitement circonscrits, dans le cas d’infractions extrêmement graves, que tout un chacun est tenu de transmettre le signalement d’une infraction au parquet.
     
  25. Comment est traité un signalement qui concerne l’interlocuteur dans l’entreprise même ?

    Dans ce cas, le médiateur peut immédiatement s’adresser à la direction de l’entreprise.
     
  26. Combien de temps est nécessaire jusqu’à ce qu’on ait un résultat ?

    Il est impossible de donner ici une réponse ayant une validité générale. Il y a des signalements qui peuvent être traités de façon conclusive dans l’intervalle de quelques heures. Dans le cas de vastes investigations, le traitement peut prendre plusieurs semaines.