Информирование о возможном нарушении правил и законов | Омбудсмен

Чем занимается омбудсмен?

Омбудсмен — это независимое доверенное лицо, которому можно конфиденциально и, при необходимости, анонимно сообщить важную информацию. Сотрудники компании и третьи лица, которым стало известно о нарушении закона, внутренних корпоративных правил или иных злоупотреблениях, с 01.08.2022 могут сообщать об этом омбудсмену. Возможность передачи информации через нейтральную третью сторону призвана уберечь от возможного ущерба сотрудников, клиентов, деловых партнеров и саму компанию ARI-Armaturen.

Процедура обращения с информацией

Омбудсмен проверяет каждое сообщение на предмет обоснованности. Если информация оказывается обоснованной, омбудсмен по согласованию с информатором передает ее в компанию ARI-Armaturen и участвует в дальнейшем процессе. При этом, если информатор пожелал сохранить анонимность, омбудсмен не раскрывает его личность перед компанией ARI. Дополнительно информатор получает гарантии неприменения к нему каких бы то ни было ответных мер или санкций. Далее следуют изучение и правовая оценка обстоятельств дела, а также определение мер по устранению нарушения и предотвращению других подобных. Омбудсмен уведомляет информатора о результате в юридически допустимом объеме не позднее чем сразу после завершения процесса. Кроме того, информатор может в любое время запрашивать у омбудсмена информацию о состоянии дела.

Примечания

  • Омбудсмен представляет собой дополнительный адресат для сообщения важной информации. Функции омбудсмена никак не затрагивают прочие положения о подаче жалоб и уведомлениях.
  • Обращение информатора к омбудсмену осуществляется на бесплатной основе.

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Сторонний адвокат
Loebellstraße 4
33602 Bielefeld, Germany
Тел.: +49 521 557 333 0
Моб.: +49 151 58230321

Эл. почта:
ombudsmann@thielvonherff.de

Платформа для информирования:
www.report-tvh.de

Главная страница:
www.thielvonherff.com

ПРИМЕЧАНИЕ: В сферу ответственности омбудсмена не входят жалобы клиентов. Для этого предусмотрена отдельная контактная форма.


Вопросы и ответы по омбудсмену (доверенному лицу)

  1. Какие задачи выполняет омбудсмен?

    Омбудсмену можно направлять сообщения о фактах нарушения закона или внутренних правил. Омбудсмен принимает эти сообщения. Он обеспечивает юридически защищенное и конфиденциальное пространство вне компании. Он разъясняет предоставляющему информацию лицу его права и дальнейший порядок действий. Только с согласия предоставившего информацию лица омбудсмен передает сообщение дальше своему контактному лицу в структуре компании. Омбудсмен может быть вовлечен в процесс рассмотрения дела как доверенное лицо. Он постоянно доступен для информатора как первое контактное лицо.
     
  2. Кто может обращаться к омбудсмену?

    Все работники компании, а также связанные с ней сторонние лица, такие как поставщики или подрядчики.
     
  3. Какие сообщения принимает омбудсмен?

    Омбудсмен принимает сообщения о нарушениях закона и внутренних правил. Главной целью является выявление и предотвращение экономических преступлений, бухгалтерских правонарушений и причинения материального ущерба. Кроме того, омбудсмену можно сообщать и о любых нарушениях внутреннего кодекса деловой этики.
     
  4. Могу ли я быть уверен, что омбудсмен передаст информацию только в тех пределах, на которые я дал согласие?

    Да. Только информатор решает, какую информацию передать омбудсмену и какую информацию тот должен передать дальше в компанию. Только в случае злого умысла, т. е. передачи заведомо ложной информации, омбудсмен вправе передать полученную информацию независимо от воли информатора. Омбудсмен предупреждает об этом при первом обращении информатора.
     
  5. Возникают ли для меня какие-либо затраты в связи с обращением к омбудсмену?

    Нет, каждый может обратиться к омбудсмену совершенно бесплатно.
     
  6. Могу ли я обратиться к омбудсмену анонимно?

    Да, информаторы могут обращаться к омбудсмену анонимно. По умолчанию первый контакт с омбудсменом всегда анонимен. По требованию информатора омбудсмен будет сохранять анонимность информатора перед компанией и далее.
     
  7. Как происходит обработка сообщений?

    Каждое сообщение рассматривается с соблюдением требований законодательства и внутренних правил, а также с учетом интересов всех сторон. Для этого омбудсмен подвергает сообщение предварительной проверке и передает его своему контактному лицу в компании.
     
  8. Могу ли контролировать через омбудсмена текущее состояние процесса?

    Информатор вправе в любой момент осведомиться у омбудсмена о состоянии дела. Не позднее чем сразу после окончания процесса омбудсмен обязан проинформировать информатора о результате в юридически допустимом объеме.
     
  9. Могу ли я рассматривать омбудсмена как «своего адвоката» в случае обращения к нему?

    Нет, омбудсмен не вправе представлять информатора в административных и судебных органах. Поэтому омбудсмен не может и не должен предпринимать никаких действий по защите индивидуальных прав или требований информатора в суде.
     
  10. Является ли омбудсмен действительно независимым?

    Да. Омбудсмен действует как независимый и самостоятельный юрист и не подчиняется никаким указаниям компании относительно рассмотрения дела по существу. Омбудсмен после самостоятельного тщательного изучения вопроса решает, может ли он передать его компании, и в какой степени.
     
  11. Как вступить в первый контакт с омбудсменом?

    Для первого контакта с омбудсменом можно использовать телефон, электронную почту, SMS, обычное письмо или личный прием.
     
  12. Могу ли я продолжать обращаться в подразделения компании, ответственные за соответствующие вопросы ранее?

    Да. Внутри компании ARI по-прежнему можно обращаться к таким ответственным лицам, как непосредственный начальник, производственный совет или руководство компании.
     
  13. Защищен ли я как информатор?

    Да. Выступая в качестве информатора, вы получаете соответствующую защиту. К информатору не может быть применено никаких ответных мер или санкций.
     
  14. Как предотвращается злоупотребление системой информирования (доносительство)?

    Несмотря на регулярно высказываемый скепсис, случаи злонамеренного доносительства в работе омбудсменов встречаются очень редко. Тем не менее, при каждом первом контакте омбудсмен предупреждает информатора о том, что злоупотребление системой информирования недопустимо и в случае преднамеренного, то есть сознательного, злоупотребления тот будет обязан передать личные данные информатора компании. В каждом таком случае сотрудники, намеренно злоупотребляющие системой информирования, столкнутся с юридическими последствиями.
     
  15. Как обеспечиваются защита и безопасность данных?

    Омбудсмен соблюдает все требования законодательства в отношении хранения и защиты информации. Собираемые персональные данные ограничиваются информацией о личности лица, предоставляющего информацию, и лиц, связанных с его сообщением. Инспектор по защите персональных данных в компании регулярно проверяет соответствие системы информирования действующим положениям о защите данных.
     
  16. Я буду сразу же уволен, если на меня будет подано сообщение о нарушении?

    Нет. Всегда действует презумпция невиновности. Каждое сообщение рассматривается с соблюдением требований законодательства и внутренних правил, а также с учетом интересов всех сторон. Только после завершения процесса рассмотрения принимается решение о возможных мерах.
     
  17. Что будет, если я подам сообщение о нарушении, но в итоге оно не подтвердится?

    Если сообщение было подано из лучших побуждений, то есть не было заведомо ложным, информатор не должен опасаться негативных для себя последствий.
     
  18. Обязан ли я обращаться к омбудсмену, если имею подозрение в совершении правонарушения?

    Нет, обращение к омбудсмену носит добровольный характер. Омбудсмен — это дополнительное контактное лицо.
     
  19. Могу ли я обратиться к омбудсмену лично?

    Да. Вы всегда можете посетить омбудсмена лично для конфиденциальной беседы.
     
  20. Меня уведомят о том, что мое сообщение рассмотрено?

    Да. Не позднее чем сразу после окончания процесса омбудсмен обязан проинформировать информатора о результате в юридически допустимом объеме.
     
  21. Должен ли будет омбудсмен раскрыть мою личность, если будет допрошен в качестве свидетеля в уголовном или гражданском процессе?

    Нет. Если омбудсмен будет вызван в качестве свидетеля в рамках уголовного, гражданского или иного процесса, он может раскрыть имя и личность обратившегося за консультацией информатора только в том случае, если ему прямо разрешили сделать это и компания, и сам информатор.
     
  22. Могу ли я обратиться к омбудсмену и только в конце беседы принять решение, передавать ли компании изложенную информацию и/или мои персональные данные?

    Да. Сначала можно просто связаться с омбудсменом, что будет полностью конфиденциально. Омбудсмен в начале беседы разъяснит обратившемуся с информацией его права. Далее информатор уже в конце беседы может решить, передавать ли его информацию в компанию ARI-Armaturen, и в какой форме.
     
  23. Должен ли я обратиться к омбудсмену, если я сам мог совершить наказуемое действие?

    К омбудсмену может обратиться с информацией и само лицо, допустившее нарушение закона или правил. Во-первых, омбудсмен может разъяснить такому лицу его права, во-вторых — добровольное признание будет положительно оценено в рамках существующих трудовых отношений и может поспособствовать смягчению наказания в случае последующего судебного разбирательства.
     
  24. Обязан ли омбудсмен обращаться в прокуратуру при получении информации об уголовном преступлении?

    Нет. Кроме отдельных исключительных случаев действительно тяжких преступлений, когда действует всеобщая обязанность заявления в прокуратуру об уголовном преступлении.
     
  25. Как обрабатывается сообщение о нарушении, которое касается самого контактного лица в компании?

    В этом случае омбудсмен может обратиться напрямую к руководству компании.
     
  26. Сколько времени занимает весь процесс?

    На этот вопрос нельзя ответить однозначно. Некоторые сообщения могут быть рассмотрены в течение нескольких часов. При глубоком расследовании весь процесс может занять до нескольких недель.