1. Milyen feladatai vannak az ombudsmannak?
   
   A törvények vagy belső szabályok megsértésére vonatkozó bejelentéseket hozzá lehet intézni. Az ombudsman fogadja ezeket a bejelentéseket. Jogilag védett és bizalmi területet biztosít a vállalaton kívül. Az ombudsman tájékoztatja a bejelentőt a jogairól és a további teendőkről. Az ombudsman csak a bejelentő személy beleegyezésével továbbítja a bejelentést a vállalaton belüli kapcsolattartójának Az ombudsman bizalmi személyként bevonható a folyamatba. A bejelentő számára kapcsolattartóként bármikor rendelkezésre áll.
    
2. Ki fordulhat az ombudsmanhoz?
   
   Minden alkalmazott és külső fél, például beszállítók vagy szolgáltatók.
    
3. Milyen bejelentéseket fogad az ombudsman?
   
   Az ombudsman törvénysértésekkel és belső jogsértésekkel kapcsolatos bejelentéseket fogad. A cél mindenekelőtt a gazdasági bűncselekmények, a számviteli bűncselekmények, valamint a vagyoni károk tisztázása és megelőzése. Ugyanakkor a belső magatartási kódex minden megsértése, pl. a diszkrimináció, szintén bejelenthető.
    
4. Biztos lehetek-e abban, hogy az ombudsman csak olyan mértékben ad át információkat, amennyire én ezt megengedem neki?
   
   Igen. Csak a bejelentést tevő személy dönti el, hogy milyen információkat ad át az ombudsmannak, és hogy az ombudsman a második lépésben milyen információkat továbbítson a vállalatnak. Az ombudsman csak visszaélés, azaz szándékosan hamis bejelentések esetén jogosult információt továbbítani, akár a bejelentést tevő személy akarata ellenére is. Az ombudsman ezt az első kapcsolatfelvételkor elmagyarázza.
    
5. Költséggel jár-e, ha igénybe veszem az ombudsmant?
   
   Nem, az ombudsmant bárki ingyenesen igénybe veheti.
    
6. Névtelenül is fordulhatok az ombudsmanhoz?
   
   Igen, a bejelentők névtelenül is fordulhatnak az ombudsmanhoz. Ez már az ombudsmannal való első kapcsolatfelvételre is vonatkozik. Kérésre az ombudsman ezt követően fenntartja a bejelentő személy névtelenségét a vállalattal szemben.
    
7. Mi történik a bejelentésemmel?
   
   A bejelentés követése a jogszabályoknak és a belső szabályoknak megfelelően, az összes érintett fél érdekeit figyelembe véve történik. Ebből a célból az ombudsman előzetes vizsgálatot követően továbbítja a bejelentést a vállalatnál lévő kapcsolattartójának.
    
8. Kapcsolatba léphetek az ombudsmannal az eljárás állásával kapcsolatban?
   
   A bejelentő bármikor kapcsolatba léphet az ombudsmannal, hogy tájékozódjon az ügy állásáról. Legkésőbb az ügy lezárását követően az ombudsman a jogilag megengedett mértékben tájékoztatja a bejelentőt az eredményről.
    
9. Lenne az ombudsman „az ügyvédem”, ha kapcsolatba lépek vele?
   
   Nem, az ombudsman nem képviselheti a bejelentőket semmilyen közigazgatási vagy bírósági eljárásban. Ezért az ombudsman nem tehet lépéseket és ez tilos is, a bejelentő egyéni jogainak vagy követeléseinek bírósági érvényesítése érdekében.
    
10. Valóban független az ombudsman?
    
    Igen. Az ombudsman független és önálló ügyvédként jár el, és a vállalat nem utasíthatja az ügy érdemi kezelését illetően. Az ombudsman saját lelkiismeretes vizsgálata alapján dönt arról, hogy a hozzá benyújtott ügyet továbbíthatja-e a vállalatnak, és ha igen, milyen mértékben.
     
11. Hogyan történik az első kapcsolatfelvétel?
    
    Az első kapcsolatfelvétel történhet telefonon, e-mailben, SMS-ben, postai úton vagy személyes találkozó keretében.
     
12. Fordulhatok-e továbbra is a vállalat korábban illetékes irodáihoz?
    
    Igen. Az ARI cégen belül a felettesek, az üzemi tanács és a vezetőség továbbra is rendelkezésre állnak kapcsolattartóként.
     
13. Bejelentőként védelmet élvezek?
    
    Igen. A bejelentést tevő személyek vádelem alatt állnak. A bejelentőkkel szembeni megtorló intézkedéseket nem toleráljuk.
     
14. Hogyan akadályozzák meg az intézménnyel való visszaélést (feljelentés)?
    
    A mindig kinyilvánított szkepticizmus ellenére ombudsman kirendelésekor feljelentési esetek nagyon ritkán fordulnak elő. Mindazonáltal az ombudsman a beszélgetés elején tájékoztatja a bejelentőt arról, hogy a bejelentéskezeléssel való visszaélést nem tolerálják, és hogy szándékos, azaz tudatos visszaélés esetén az ombudsman köteles a bejelentő személyes adatait a vállalatnak továbbítani. A bejelentéskezeléssel szándékosan visszaélő alkalmazottaknak minden esetben jogi következményekkel kell szembenézniük.
     
15. Hogyan tartják be az adatvédelmet és az adatbiztonságot?
    
    Az ombudsman biztosítja a törvényes megtartási kötelezettségek és az adatvédelmi jogszabályok rendelkezéseinek betartását. Az összegyűjtött személyes adatok a bejelentő személy és az érintett személy(ek) személyazonosságára vonatkozó információkra korlátozódnak. A vállalat adatvédelmi tisztviselője rendszeresen ellenőrzi a bejelentéskezelés adatvédelmi megfelelőségét.
     
16. Azonnal felmondanak nekem, ha érintett vagyok a bejelentésben?
    
    Nem. Az ártatlanság vélelme érvényesül. Minden bejelentés kivizsgálása a jogszabályoknak és a belső szabályoknak megfelelően, az összes érintett fél érdekeit figyelembe véve történik. Csak az ügy lezárása után születik döntés a lehetséges intézkedésekről.
     
17. Mi történik, ha bejelentést teszek, amely végül tévesnek bizonyul?
    
    Amíg a bejelentést jó szándékkal adták, azaz nem szándékosan volt a bejelentő félrevezető, a bejelentő személynek nem kell semmilyen következménytől tartania.
     
18. Köteles vagyok-e az ombudsmanhoz fordulni, ha törvénysértés gyanúja merül fel?
    
    Nem, az ombudsmanhoz fordulás önkéntes. Ő egy további kapcsolattartó pont.
     
19. Személyesen is felkereshetem az ombudsmant?
    
    Igen. Mindig van lehetőség személyesen felkeresni az ombudsmant bizalmas beszélgetés céljából.
     
20. Kapok értesítést, amikor feldolgozták a bejelentésemet?
    
    Igen. Legkésőbb az ügy lezárását követően az ombudsman a jogilag megengedett mértékben tájékoztatja a bejelentőt az eredményről.
     
21. Köteles-e az ombudsman felfedni a személyazonosságomat, ha büntető- vagy polgári eljárásban tanúként hallgatják ki?
    
    Nem. Amennyiben az ombudsmant tanúként idézik be büntető-, polgári vagy egyéb eljárásban, csak akkor hozza nyilvánosságra a tanácsot kérő bejelentő nevét és személyazonosságát, ha ezt számára mind a vállalat, mind a tanácsot kérő személy kifejezetten engedélyezte.
     
22. Felvehetem-e a kapcsolatot az ombudsmannal, és dönthetek-e csak a beszélgetés végén arról, hogy a tényeket és/vagy a személyes adataimat továbbítsák-e a vállalatnak?
    
    Igen. Az ombudsmanhoz kezdetben teljes bizalommal fordulhat. Az ombudsman a beszélgetés kezdetén tájékoztatja a bejelentőt a jogairól. Csak a beszélgetés végén dönti el a bejelentő személy, hogy továbbítsák-e az információt az ARI-Armaturen cég felé, és azt milyen formában tegyék.
     
23. Akkor is az ombudsmanhoz kell-e fordulnom, ha azzal magamat teszem büntethetővé?
    
    Az ombudsmanhoz akkor is lehet fordulni, ha maga a bejelentő válik büntethetővé. Egyrészt az ombudsman fel tudja világosítani a bejelentőt a jogairól; másrészt a meglévő munkaviszony keretében történő önmagára terhelő bejelentést pozitívan értékelik, és az esetleges későbbi bírósági eljárásokban enyhítő hatással lehet a büntetésre.
     
24. Köteles-e az ombudsman közvetlenül az ügyészségnek továbbítani a bűncselekményre vonatkozó információt?
    
    Nem. Csak szűken meghatározott kivételes esetekben, valóban súlyos bűncselekmények esetén kötelesek a bűncselekményre vonatkozó bejelentést továbbítani az ügyészségnek.
     
25. Hogyan történik egy olyan bejelentés feldolgozása, amely a vállalat kapcsolattartóját érinti?
    
    Ebben az esetben az ombudsman közvetlenül fordulhat a vállalat vezetőségével.
     
26. Mennyi időbe telik, mire az eredmény rendelkezésre áll?
    
    Erre nem lehet általános választ adni. Vannak olyan bejelentések, amelyek néhány órán belül véglegesen feldolgozhatók. Kiterjedt vizsgálatok esetén a feldolgozás több hetet is igénybe vehet.

You can download the code of procedure for the whistleblower system here.